KARAKTERISTIK INFORMASI dalam Dunia Teknologi Informasi

KARAKTERISTIK INFORMASI

Setiap Sistem Informasi pastinya harus sudah mempunyai karakteristik informasi yang sangat baik untuk mewujudkan kepengurusan manajemen yang baik. Untuk mendukung keputusan yang dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatannya yang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik yang berbeda pula. Karakteristik informasi misalnya adalah kepadatan informasinya, luas informasinya, frekuensi informasinya, skedul informasinya, waktu informasinya, dan akses & sumber informasinya. 

     Dibawah ini penjelasan karakteristik informasi antara manajemen tingkatan bawah dan manajemen tingkatan atas :

1. Kepadatan Informasi

         Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinnya adalah terperinci (detail) dan kurang padat, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring (terfilter), lebih ringkas dan padat. Karena sebenarnya informasi yang baik itu adalah informasi yang simpel tapi padat, dengan begitu orang-orang si penerima dapat mengerti dengan mudah apa isi dari informasi tersebut.

2. Luas Informasi
         Karakteristik informasi yang terdapat di manajemen tingkat bawah biasanya karakteristik informasinya adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas khusus. Sedangkan karakteristik informasi yang terdapat pada manajemen yang lebih tinggi lagi tingkatannya yaitu karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas selalu berhubungan dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi Informasi
         Manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berula-ulang dari waktu ke waktu. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau ad-hoc (mendadak), karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.

4. Skedul Informasi
         Manajemen tingkat bawah, informasi yang diterimanya mempunyai jadwal atau skedul yang jelas, karena mempunyai tugas yang terstruktur. Sedangkan manajemen tingkat atas skedul informasinya tidak terskedul, karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur.

5. Waktu Informasi

         Manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah informasi historis, karena selalu digunakan untuk memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Sedangkan manajemen atas, waktu informasi yang digunakannya lebih ke masa depan berupa informasi prediksi karena untuk mengambil keputusan stratejik yang menyangkut nilai masa depan.

6. Akses Informasi
        Akses informasi untuk manajemen tingkat bawah tidak secara on-line, tetapi dapat secara off-line. Sebaliknya, untuk manajemen tingkat atas, periode informasi yang dibutuhkannya tidak jelas, sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses on-line untuk mengambil informasi kapanpun mereka membutuhkannya.

7. Sumber Informasi
       Manajemen tingkat bawah, sumber informasinya yaitu bersumber dari perusahaan sendiri. Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada pengendallian internal perusahaan. Sedangkan sumber informasi manajemen tingkat atas, bersumber dari eksternal perusahaan.Karena manajemen tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan yang berhubungan dengan dunia luar. Penelitian Jones dan McLeod (1980) menunjukan bahwa pengendalian tingkat atas menerima informasi eksternal sebesar 48%.

Gambar Karakteristik Informasi

Baca juga Tipe Informasi dalam sebuah manajemen !!!

         Gambar di atas menunjuan bahwa tingkatan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda karakteristiknya. Sebagai misalnya manajemen tingkat bawah yang merupakan tingkat operational membutuhkan laporan yang terperinci. Untuk manajemen menengah yang merupakan tingkat taktik harus lebih tersaring untuk pengendalian manajemen. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas membutuhkan informasi yang lebih tersaring lagi dari pada informasi yang didapat di tingkat menengah.